Ở Hoa Kỳ, nguyên tắc sử dụng hợp lý do thẩm phán xác định. Người này phân tích một trường hợp cụ thể dựa trên một loạt các quyên tắc. Các quốc gia khác nhau có các quy tắc khác nhau về các trường hợp hợp lý để sử dụng tài liệu mà không có sự cho phép của chủ sở hữu bản quyền. Ví dụ: tại Hoa Kỳ, các tác phẩm bình luận, phê bình, nghiên cứu, giảng dạy hoặc báo cáo tin tức có thể được coi là trường hợp sử dụng hợp lý. Một số quốc gia khác có ý tưởng tương tự, có tên là xử lý hợp lý, lại có thể có cách hoạt động khác.

1. Mục đích và đặc điểm sử dụng, bao gồm cả xem xét việc sử dụng đó có mang bản chất thương mại hay vì các mục đích giáo dục phi lợi nhuận hay không

Các tòa án thường tập trung vào phân tích xem hình thức sử dụng “có thể biến đổi” hay không. Điều này nghĩa là, hình thức sử dụng có thêm cách diễn đạt hoặc ý nghĩa mới vào tác phẩm gốc hay không hay hình thức sử dụng đó chỉ đơn thuần sao chép từ tác phẩm gốc. Sử dụng thương mại ít có khả năng được coi là hợp lý mặc dù có thể kiếm tiền từ video và vẫn có mức sử dụng của một người là sử dụng hợp lý.

2. Bản chất của tác phẩm có bản quyền

Việc sử dụng tài liệu từ các tác phẩm chủ yếu mang tính thực tế có nhiều khả năng là sử dụng hợp lý hơn việc sử dụng các tác phẩm hoàn toàn tưởng tượng.

3. Số lượng và phần thực chất được sử dụng so với toàn bộ tác phẩm có bản quyền

Việc mượn phần nhỏ của tài liệu từ tác phẩm gốc có nhiều khả năng được coi là sử dụng hợp lý hơn việc mượn những phần lớn của tài liệu. Tuy nhiên, ngay cả việc mượn một phần nhỏ đó cũng có thể đi ngược lại với việc sử dụng hợp lý trong một số trường hợp nếu phần nhỏ đó cấu thành “linh hồn” của tác phẩm.

4. Hiệu quả sử dụng đối với thị trường tiềm năng hoặc giá trị của tác phẩm có bản quyền

Các hình thức sử dụng ảnh hưởng đến khả năng kiếm tiền của chủ sở hữu bản quyền từ tác phẩm gốc của họ ít khi được coi là sử dụng hợp lý. Đôi khi tòa án có đưa ra ngoại lệ đối với yếu tố này trong những trường hợp liên quan đến sự bắt chước.

Hình thức sử dụng của bạn không phải là sử dụng hợp lý tự động khi bạn sử dụng tài liệu có bản quyền mà bạn không sở hữu, ngay cả khi bạn ghi nhận quyền tác giả cho chủ sở hữu bản quyền, đăng tuyên bố từ chối trách nhiệm như "không có ý vi phạm" hoặc thêm nội dung gốc nào đó vào nội dung của người khác. Cụ thể, hình thức sử dụng không nhận xét hoặc chỉ trích nội dung được sử dụng (và thay vào đó đóng vai trò làm tác phẩm thay thế cho tác phẩm gốc) không có khả năng được coi là sử dụng hợp lý.

Việc biến đổi thường là chìa khóa trong phân tích sử dụng hợp lý. Ghi nhận chủ sở hữu tác phẩm có bản quyền sẽ không biến hành vi sao chép không biến đổi tư liệu của họ thành hành vi sử dụng hợp lý. Những cụm từ như “tất cả các quyền đều thuộc về tác giả” và “Tôi không sở hữu” không mặc nhiên là bạn đang sử dụng hợp lý tư liệu đó và cũng không có nghĩa là bạn được chủ sở hữu bản quyền cho phép.

Không có từ thần kỳ nào đảm bảo rằng nguyên tắc sử dụng hợp lý sẽ bảo vệ bạn khi bạn sử dụng tài liệu có bản quyền mà bạn không sở hữu. Việc thêm cụm từ “không có ý vi phạm” sẽ không tự động bảo vệ bạn khỏi khiếu nại vi phạm bản quyền.

Tòa án sẽ xem xét kỹ mục đích sử dụng của bạn để đánh giá xem có hợp lý hay không. Ví dụ: Tuyên bố video tải lên của bạn là “chỉ phục vụ mục đích giải trí” sẽ không thể thay đổi cán cân trong cuộc kiểm tra cân bằng mức độ sử dụng hợp lý. Tương tự, mục đích sử dụng “phi lợi nhuận” được chấp thuận trong phân tích về sử dụng hợp lý nhưng không phải là biện pháp tự động phòng vệ.

Ngay cả khi bạn đã thêm một chút nội dung nào đó của riêng mình vào nội dung của người khác thì hình thức sử dụng của bạn vẫn có thể được coi là không hợp lý - đặc biệt nếu tác phẩm của bạn không thêm cách diễn đạt, ý nghĩa hoặc thông điệp mới cho tác phẩm gốc. Tương tự như tất cả các trường hợp khác được thảo luận ở đây, các tòa án sẽ xem xét bốn yếu tố của bài kiểm tra về sử dụng hợp lý, bao gồm cả số lượng bản gốc được sử dụng.